PSPCommunity.org ورود | ثبت نام | كمك

مژگان بهروان

Sharepoint 2010 Tips & Solutions

بيشترين بازديد شده

10 دلیل شکست Sharepoint Migration
 انتقال بلاگ: جدیدترین نوشته هایم را از این پس در این آدرس دنبال کنید: http://www.spdor.com/blog
 
 
اسلایدها Benjamin Niaulin حاوی نکات و تصاویر جالب و طنزآلودی است از دلایلی که ارتقا شیرپوینت به نسخه بالاتر را با شکست مواجه می کند.
 
 
 Reasons your SharePoint Migration Failed

عدم نمایش اکانتهای غیر فعال در سرویس User Profile شیرپوینتی

 انتقال بلاگ: جدیدترین نوشته هایم را از این پس در این آدرس دنبال کنید: http://www.spdor.com/blog

با Sync ،سرویس User Profile شیرپوینتی و Active Directory تمامی کاربران اکتیو دایرکتوری صرفنظر از اینکه هم اکنون اکانت فعالی دارند یا خیر نمایش داده می شود اما ایراد این کار در چیست؟

فرض کنید شما لیست وظایفی دارید که در آن به افراد مختلف وظیفه واگذار می کنید، اگر در هنگام جستجوی افراد برای انتساب وظیفه به اشتباه فردی را انتخاب کنید که سازمان را ترک کرده، آن وظیفه برای همیشه شروع نشده باقی خواهد ماند!

بنابراین تا جایی که ممکن است باید امکان انتخاب اشتباه را از بین ببریم، در این پست نحوه فیلتر کردن اکانت های فعال اکتیو دایرکتوری را توضیح می دهم.

برای انجام این کار بعد از ورود به Central Administration و سپس انتخاب Manage Service Applications در بخش Application Managment سرویس User profile را انتخاب کنید در این بخش ابتدا وارد بخش Configure Synchronization Connectionsشوید:

configurationSetting

سپس با انتخاب Edit Connection Filters وارد تنظیمات connectionی شوید که قصد فیلتر کردن کاربران آن را دارید :

connection filter setting

سپس در بخش Exclusion Filter for Users به صورت زیر عمل کنید:

 

applyFilter

با انجام اولین Sync مجدد تنها اکانتهای فعال اکتیو دایرکتوری در مجموعه پروفایل شیرپوینتی نمایش داده می شود.

شما چه گزینه های دیگری از بخش فیلترها را مورد استفاده قرار داده اید؟

 

پیروز و موفق باشید

مژگان بهروان

 

استفاده از Audience Targeting در منوهای شیرپوینتی

 انتقال بلاگ: جدیدترین نوشته هایم را از این پس در این آدرس دنبال کنید: http://www.spdor.com/blog

Audience این قابلیت را دارد که براساس گروه کاربر، محتوای خاصی را به او نمایش دهد، مخاطبانی که برای نمایش محتوای خاص انتخاب می شوند می توانند از یک گروه شیرپوینتی یا از طریق تعریف مخاطبان سراسری که از طریق سرویس user profile ساخته می شوند، Windows Security Group و یا Disribution لیست ها باشند.

در این پست قصد دارم شما را با تنظیمات Audience در بخش Navigation سایتهای شیرپوینتی آشنا کنم، البته این بخش مربوط به سایتهایی است که Publishing Feature در آنها فعال باشد.

فرض کنید شما صفحه ی گزارشی را با استفاده از Report Builder و یا هر ابزار گزارشگیری دیگری طراحی کرده اید و می خواهید در quick Lunch شیرپوینت (منو کناری سایت) تنها به مدیران سازمان این بخش نمایش داده شود.

توجه :در صورتی که شما این صفحه را در کتابخانه Pages درست کرده باشید این صفحه به صورت اتوماتیک در منوی بالایی و کناری سایت نمایش داده می شود اما با این روش امکان انجام تنظیمات Audience را ندارید ولی می توانید مجدد لینک جدید صفحه را ایجاد کنید و تنظیمات را روی آن انجام دهید.

در این مثال ما صفحه را در بخش Site Pages ایجاد کرده ایم.

برای انجام تنظیمات Audience کافی است در بخش Site Action->Site Setting-> Navigation

ابتدا لینک جدیدی ایجاد می کنیم

NavigationSetting

و سپس در بخش audience گروه شیرپوینتی مورد نظر را انتخاب می کنیم.

audience

البته توجه داشته باشید که audience مفهومی متفاوت از دسترسی دارد. بنابراین لازم است در کتابخانه site pages بر روی صفحه مورد نظر، تنها به گروه Manager دسترسی مشاهده صفحه را بدهید در غیر این صورت کاربران غیر مجاز از طریق ورود به کتابخانه site pages صفحه مورد نظر را مشاهده می کنند!

audience می تواند کاربردهای جالبی در نمایش محتوا به کاربر داشته باشند، شما تا کنون چه تجربه جالبی از کاربردaudience در نمایش محتوا به کاربران خود داشته اید؟

 

پیروز و موفق باشید

مژگان بهروان

عیدانه 92 : دانلود مجله های شیرپوینتی

تقدیر، تقویم انسانهای عادی است و تغییر، تدبیر انسانهای عالی..
زندگیتان پر از تغییرات عالی باد..
 
امسال نیز به رسم سال گذشته نسخه های جدید مجله DIWUG را خدمت شما عزیزان تقدیم می کنم:
 
 
 دانلود مجله شماره 7

دانلود مجله شماره 8

 

امیدوارم در سال آینده به یاری دوستان مجله های شیرپوینتی را به زبان فارسی خدمت شما دوستان تقدیم نماییم.

نوروزتان فرخنده


هیجان انگیزترین ویژگی ها در شیرپوینت 2013

 انتقال بلاگ: جدیدترین نوشته هایم را از این پس در این آدرس دنبال کنید: http://www.spdor.com/blog

 
طبق نظرسنجی انجام شده از بیش از 100 متخصص شیرپوینت و IT در کنفرانس 2012 Las Vegas جالبترین ویژگی ها به شرح زیر اعلام شده:
 
به نظر شما جالبترین ویژگی شیرپوینت 2013 چیست؟
 
گردش کارهای بدون تاریخچه : Workflow Auto Cleanup job

 انتقال بلاگ: جدیدترین نوشته هایم را از این پس در این آدرس دنبال کنید: http://www.spdor.com/blog

 
در صورتی که در لیستها و کتابخانه های خود از گردش کار استفاده کرده باشید، احتمالاً به این نکته برخورده اید که گردش کار آیتمهای قدیمی شما هیچ تاریخچه ای ندارند و عملاً گردش کاری روی آنها وجود ندارد
اما دلیل این موضوع چیست؟
در شیرپوینت job در سطح Web application تعریف شده به نام Workflow Auto Cleanup این تایمر instance گردش کارهایی که بیش از 60 روز از تاریخ شروع آنها می گذرد را به صورت اتوماتیک حذف کند
این پیش فرض هر چند که از لحاظ کارایی برای پورتال شیرپوینتی مفید است اما برای اسناد و یا آیتمهایی که نیاز به داشتن این تاریخچه دارند قابل قبول نیست.
 برای حل این مشکل می توان این Job را Disable کرد!
و یا اینکه با مراجعه به لینک زیر
مدت زمان حذف نمونه های گردش کار را تغییر دهید.
موفق و پیروز باشید
چگونه از گردش کار Disposition Approval به صورت کاربردی استفاده کنیم؟

 انتقال بلاگ: جدیدترین نوشته هایم را از این پس در این آدرس دنبال کنید: http://www.spdor.com/blog

گردش کار Disposition یکی دیگر از گردش کارهایی است که به صورت پیش فرض در شیرپوینت وجود دارد و برای جلوگیری از شلوغی کتابخانه های شیرپوینتی، به وسیله اسنادی که دیگری نیازی به آنها نیست طراحی شده است.

با اجرای این گردش کار Task ی ایجاد می شود که به شخص خاصی واگذار نشده است و افرادی که دسترسی Contribute به Task لیست مربوطه دارند به راحتی می توانند با انتخاب گزینه Delete و یا Do not Delete this Item وضعیت اسناد را مشخص نمایند.

پیشنهاد می شود که لیست وظایف مجزایی برای این گردش کار ساخته شود و دسترسی به آن برای افرادی خاصی امکانپذیر باشد.

image

بعد از اجرای این گردش کار بر روی یک مستند، وظیفه ای که ایجاد می شود به صورت زیر می باشد:

image

ساختار این وظیفه به صورت زیر می باشد:

image

استفاده کاربردی از این گردش کار:

اولین سوالی که ممکن است بپرسید این است که اگر این گردش کار به صورت اتومایتک با ایجاد هر سند اجرا شود، در همان ابتدا نمی توان وضعیت سند را مشخص کرد و اگر به صورت دستی تنظیم شود، سند مربوطه ممکن است در انبوهی از اسناد گم شود، چه برسد به این که گردش کار آن را به صورت دستی آغاز کنیم! پس این گردش کار چه کاربردی دارد؟

راه حل:

بهترین انتخاب برای استفاده از این گردش کار این است که به صورت Manually آغاز شود . سپس با ترکیب این گردش کار و استفاده از Retention در بخش Information management policy settings هر Content type برای اسنادی که از تاریخ اصلاح آنها مدت زیادی می گذرد این گردش کار را اجرا کرد.

image

در این مثال اسنادی که 10 ماه از آخرین تاریخ اصلاح آنها می گذرد گردش کار Disposition بر روی آنها اجرا می شود.


موفق و پیروز باشید

مژگان بهروان

چگونه روزهای تعطیل را با رنگی متفاوت در تقویم شیرپوینت نمایش دهیم؟

 انتقال بلاگ: جدیدترین نوشته هایم را از این پس در این آدرس دنبال کنید: http://www.spdor.com/blog

 حتماً به مواردی برخورده اید که نیاز داشته باشید رویدادی را که در تقویم شیرپوینتی ثبت می کنید با رنگی متفاوت نمایش داده شود، به عنوان مثال اگر بخواهید آخرین روز تقویم مایا را با رنگ قرمز در تقویم پورتال سازمان خود مشخص کنید!
از چه راهکاری استفاده می کنید ؟
و یا هر رویداد دیگری مثل تعطیلی شرکت در روز خاصی به دلیل آلودگی هوا، چگونه در تقویم پورتال شما مشخص می شود؟
 
در مقاله نمایش رویدادهای تقویم شیرپوینت با رنگ خاص به بررسی این مورد پرداخته ام.
 
 
موفق و پیروز باشید
مژگان بهروان
دانلود کنید: نمایش اطلاعات پروفایل شیرپوینتی کاربران در فرمهای اینفوپث

 انتقال بلاگ: جدیدترین نوشته هایم را از این پس در این آدرس دنبال کنید: http://www.spdor.com/blog

 گاهی نیاز است که برخی از اطلاعات کاربر از جمله آدرس ایمیل کاربر، دپارتمان ، عکس و.. در فرم Infopath مورد استفاده قرار گیرد. ساده ترین راه شاید دریافت این اطلاعات از کاربر باشد.

اما زمانی که این اطلاعات موجود است؛ چرا کاربر با سرعت بیشتری فرم مورد نظر را تکمیل نکند؟

آشنایی با موارد زیر شما را در استفاده بهتر از این مقاله یاری خواهد کرد:

  • آشنایی با سرویس User Profile شیرپوینت و تنظیمات آن
  • آشنایی کلی با قابلیت های نرم افزار Infopath
  • آشنایی با نحوه ساخت Data Connection در InfoPath

دانلود مقاله: راهنمای گام به گام نمایش اطلاعات پروفایل شیرپوینتی در فرم Infopath



نحوه حذف Extended Web Application در شیرپوینت 2010

 انتقال بلاگ: جدیدترین نوشته هایم را از این پس در این آدرس دنبال کنید: http://www.spdor.com/blog

 Extend کردن Web application ها در شیرپوینت زمانی کاربرد دارد که می خواهیم یک پورتال شیرپوینتی را در اینترنت و یا اینترانت Publish کنیم.
به عنوان مثال وقتی می خواهیم پورتال داخلی سازمان خود را که آدرس داخلی http://sharepoint دارد از طریق آدرس http://myCompany.com در اینترنت منتشر کنیم از Extend کردن web application ها استفاده می کنیم.
انجام این کار باعث می شود که در بخش Configure Alternate Access Mappings رکورد جدیدی در zone اینترنت ایجاد شود و سایت جدیدی در IIS با host header مشخص شده، ایجاد شود.
 
اما اگر به هر دلیلی بخواهید این انتشار را لغو کنید چه کاری باید انجام دهید؟
در شیرپوینت 2007 گزینه Remove SharePoint From IIS Web Site در بخش Central Administration, Application Management برای این منظور در نظر گرفته شده است.
 
اما در شیرپوینت 2010 این گزینه در مسیر فوق به این وضوح وجود ندارد!
 
برای حذف Extended web application کافی است که در بخش  Central Administration, Application Management 
Web application مورد نظر را انتخاب کنیم و از Ribbon بالا down arrow گزینه Delete را انتخاب می کنیم و سپس گزینه Remove SharePoint From Web Site را انتخاب می کنیم.
 
 
سپس با انتخاب سایت Extend شده، حذف سایت  Extend شده از IIS صورت می گیرد.
 
پیروز و موفق باشید
مژگان بهروان
InfoPath: استفاده از توابع برای ذخیره سازی فرم با نام یکتا

 انتقال بلاگ: جدیدترین نوشته هایم را از این پس در این آدرس دنبال کنید: http://www.spdor.com/blog

در طراحی فرمهای Infopath معمولاً برای راحتی کاربران، از دکمه ای  در انتهای فرم استفاده می شود تا اطلاعات وارد شده در فرم به صورت اتوماتیک در کتابخانه  یا سایت شیرپوینتی که از قبل مشخص شده، ذخیره شود.

معمولاً یکی از دغدغه های طراح فرم پیدا کردن ترکیبی از فیلدها برای ایجاد نام یکتا جهت ذخیره سازی فرم می باشد.

Submit Connection

در این پست قصد دارم نحوه استفاده از ترکیب توابع زیر برای ایجاد نام یکتا جهت ذخیره سازی فرم را توضیح دهم.

  • concat : اتصال دو رشته
  • now : نمایش زمان فعلی
  • translate :جایگزینی کاراکترها
  • substring-after : انتخاب بخشی از متن بعد از یک کاراکتر خاص

 

استفاده از ترکیب concat-now

استفاده از ترکیب

concat("MojganBehravan_",now())

خروجی:

MojganBehravan_2012-10-19T12:54:29

این ترکیب نه تنها طولانی است بلکه در نمایش تاریخ از کارکترهای اضافه مثل T استفاده شده است، اگر بخواهیم ترکیبی به این صورت داشته باشیم

MojganBehravan_20121019125806

که شامل کاراکترهای اضافی نباشد می توانیم از تابع Translate استفاده کنیم.

 

استفاده از ترکیب concat-now-Translate

concat("MojganBehravan_",translate(now(), "-T:", ""))

در این نام از سه تابع استفاده کرده ایم:

  • تابع concat برای اتصال دو رشته
  • تابع translate برای حذف کاراکترهای اضافه
  • تابع now برای نمایش زمان فعلی

برای حذف کاراکترهای اضافه در نام فرم  کافی است در پارامتر دوم تابع translate تمام  کاراکترهایی را که نمی خواهیم در خروجی تابع now وجود داشته باشد وارد می کنیم در اینحا سه کاراکتر “-T:” انتخاب شده است(ترتیب کاراکترها اهمیتی ندارد)

حال فرض کنید می خواهید نامی برای فرم انتخاب کنید که علاوه بر حذف کاراکترهای اضافی، کوتاهتر باشد و  تنها شامل بخشی از خروجی تابع now باشد، به عنوان مثال تنها ساعت، دقیقه و ثانیه نمایش داده شود برای اینکار از تابع substring-after استفاده می کنیم.

 

استفاده از ترکیب concat-now-translate-substring after

concat("MojganBehravan_", substring-after(translate(now(), "-:", ""), "T"))

در این مثال در تابع Translate کاراکترهای اضافه –: را حذف کردیم و از کاراکتر T به عنوان کاراکتر متمایز کننده بخش تاریخ در تابع Substring استفاده کرده ایم. (با این کار کاراکتر T حذف هم خواهد شد!)خروجی به صورت زیر خواهد بود:

MojganBehravan_132415

این نام نه تنها برای کاربر رمز گونه خواهد بود بلکه اطلاعاتی در مورد زمان ثبت فرم در برخواهد داشت.

 

شما از چه ترکیب هایی برای ایجاد نام یکتا در فرمهای خود استفاده می کنید؟

What's New: وب پارت جالب شیرپوینتی

 انتقال بلاگ: جدیدترین نوشته هایم را از این پس در این آدرس دنبال کنید: http://www.spdor.com/blog

برخی ازوب پارتهای شیرپوینتی با وجود کارایی که دارند به صورت پیش فرض فعال نیستند. این قضیه همیشه برای من جالب بوده، امکاناتی که هستند اما بی صدا!

وب پارتی که امروز در مورد آن صحبت خواهم کرد وب پارت What's New نام دارد. وب پارتی که می تواند آیتمهای جدید در لیستها و کتابخانه های مختلف را در یکجا نمایش دهد.این وب پارت در زیرمجموعه Social Collaboration وجود دارد.

 

اگر این گزینه را مشاهده نمی کنید به دلیل عدم فعال بودن Feature مرتبط با آن است. برای اضافه شدن این وب پارت به بخش اشاره شده کافی است از قسمت Site Action>Site Setting>Manage Site Feature گزینه Group Work Lists را فعال سازید.

 

اما بعد از اضافه کردن این وب پارت به صفحه و انتخاب گزینه Open the Tool Pane تنظیمات آن به صورت زیر می باشد.

 

گزینه Data تعداد روزهایی را که آیتمی را به عنوان جدید اعلام می کنید مشخص می نماید. اگر تغییرات شما در لیستهای انتخاب زیاد است بهتراست این مقدار را عددی کوچک انتخاب کنید  .

گزینه Maximum Personal item برای تعداد آیتمهای هر لیست است که نمایش داده می شود. به عنوان مثال اگر شما لیستی دارید که به روز رسانی و یا ایجاد آیتم در آن زیاد است انتخاب عدد کوچک باعث می شود که تمام آیتمهای بروز شده نمایش داده نشود. در مورد Personal item و Shared item در ادامه توضیح می دهم

گزینه Show List name and modified user باعث می شود در هنگام اضافه شدن مورد جدیدی در این وب پارت جزئیات بیشتری را در مورد آیتم اضافه شده نمایش دهد.

Target List  لیست و یا کتابخانه ای را که می  خواهید از آپدیت شدن داده های آن مطلع شوید انتخاب کنید. توجه داشته باشید در این بخش تنها لیستها و کتابخانه هایی نمایش داده می شود که براساس ستون Modified ایندکس شده باشند.

در صورتی که لیست مورد نظر شما در این Drop down وجود ندارد کافی است به قست تنظیمات لیست یا کتابخانه مورد نظر رفته و سپس گزینه Column Index را انتخاب کنید و سپس ستون Modified را ایندکس نمایید.

 

 

برای اضافه کردن چندین لیست کافی است گزینه Add List را انتخاب کنید.

 

نکته جالب توجه دیگر گزینه Use the below person column as filter می باشد. در صورت انتخاب این گزینه وب پارت what's New با عنوان  Personal Item، آیتمهایی از لیست انتخاب شده که ستون انتخابی آن برابر با کاربر جاری است را نمایش می دهد. به عنوان مثال می توان برای لیست وظایف ستون Assigned To را انتخاب کرد به این ترتیب هر کاربر هنگام مشاهده بخش what's new تنها وظایف مرتبط با خود را می بیند. در صورتی که هیچ فیلتری را انتخاب نکنید همه آیتمها با عنوان Shared Items نمایش داده می شوند.

مثال:

 در صورتی که لیست وظایف را دو بار در این بخش انتخاب کنید، یکبار بدون هیچ فیلتری و بار دیگر با فیلتر روی ستون AssignedTo در این صورت به کاربر کمک می کنید در صورت وجود آیتمهای زیاد نه تنها تمام آیتمها بلکه آیتم های مرتبط با خود را نیز ببیند.

 

 

موفق و پیروز باشید

مژگان بهروان

Three State Workflow: گردش کار فراموش شده شیرپوینتی
 در پست ساده ترین و سریعترین گردش کار قابل استفاده در شیرپوینت در مورد Approval Workflow صحبت کردم، این گردش کار از قابلیت انعطاف زیادی برخوردار است و قطعاً مورد استفاده همه قرار می گیرد. در مقابل گردش کار Three State به نظرم کمترین انعطاف  و آموزنده ترین Workflow است!
 
نکات قابل توجه در این گردش کار:
  • به صورت پیش فرض در لیست گردش کارهای آماده شیرپوینت وجود ندارد
  • برای فعال کردن و استفاده از این گردش کار باید در قسمت Site action>Site Setting>Site Collection Features آن را فعال کرد
        
  • تنها در لیست و یا کتابخانه ای با یک ستون Choice قابل استفاده است آن هم تنها با سه گزینه برای انتخاب
  • هر گزینه یک State در این گردش کار است و Transition ها با انتساب وظیفه به افراد تعریف می شود.

     

  • امکان سفارشی سازی متن ایمیل های ارسالی درآن وجود ندارد
  •  فرم وظایفی که به صورت پیش فرض ایجاد می کند شبیه New Item است و مثل فرمهای گردش کار Approval اینفوپثی نیست

 

  نکته جالب این گردش کار ؟؟؟
همانطوری که می دانید تمام گردش کارهای پیش فرض شیرپوینتی برای پیشبرد گردش کار Task تولید می کنند و تکمیل Taskتوسط کاربران باعث می شود گردش کار به سمت تکمیل شدن حرکت کند. بنابراین کاربر برای تکمیل یک فرآیند نیاز هست که هم داده هایی را در آیتم شروع کننده گردش کار و هم در لیست وظایف مرتبط وارد کند تا بتواند نقش موثری در تکمیل گردش کار داشته باشد.
برخلاف سایر گردش کارهای پیش فرض شیرپوینت Three State این قابلیت را به کاربران می دهد که تنها با تغییر ستون انتخابی در آیتم شروع کننده گردش کار وظیفه ایجاد شده را تکمیل کنند و نیازی به تکمیل مجزای وظیفه ندارند. به عبارتی برای پیشرفت گردش کار تنها نیاز به تکمیل اطلاعات از یک بخش دارد؛ آیتم شروع کننده گردش  کار و یا تکمیل وظیفه
هر تغییری در یک بخش بر بخش دیگر تاثیر گذار خواهد بود.نگران نباشید با مثال کاربردی این موضوع را به صورت کامل به شما توضیح می دهمIdea
 از طرف دیگر به نظرم این گردش کار به نوعی آشنایی اولیه برای ساخت گردش کارهای State Machine در ویژوال استودیو است تا ما را با مفاهیم Transition و State آشنا کند .
 
 مثال کاربردی
به عنوان توسعه دهنده و یا ادمین شیرپوینت به این نکته توجه کرده اید که روزانه با درخواستها و نیازهای متعددی از سمت کاربران مواجه می شوید و بسیاری از آنها را با جستجو در اینترنت، سوال از دوستان و با تلاش به دست می آورید اما این دانش را ثبت نمی کنید و در صورت درخواست مشابه  باید به حافظه خود مراجعه کنید.
آیا دقت کردید در بسیاری از مواقع خود کمترین بهره را از امکانات شیرپوینت می برید؟
Three State Workflow به نظرم شروع خوبی برای ثبت راه حل هایی شیرپوینتی در نیاز به پاسخهای کاربران و ساخت دایره المعارف دانشی برای توسعه دهندگان و ادمین های شیرپوینت است.
 
اما چطور؟
در مثال بالا برای پاسخ به نیازهای کاربران شما چطور راه حل را پیدا میکنید؟همیشه یک مرحله آغازین دارید، یک مرحله میانی و یک مرحله نهایی.
مرحله آغازی نیازی است که توسط کاربران اعلام می شود، مرحله میانی جستجوها و راه حل های احتمالی و مرحله نهایی حل مسئله است.
در ضمن شما برای هر کدام  از این مراحل محدودیت زمانی دارید، بنابراین نیاز دارید که مدیریتی در زمان خود داشته باشید و از طرفی نیاز دارید خلاصه ای از نتایج جستجوهای خود داشته باشید.
 
مراحل اجرای مثال کاربردی
 ساخت لیستی به نام Soltuions با سه فیلد Title,Status,Comment,Due DateMiddle,Due Date Final
 
 
 
 توصیه می کنم مقدار Append Change را برابر با yes قرار دهید برای انجام این کار ابتدا باید تنظیمات Versining  لیست خود را فعال سازید قابلیت Append Chang to Existing Text این امکان را به شما می دهد تا تمام تغییرات در متن خود را در فواصل زمانی مختلف ذخیره کنید.
ستونهای Due Date Middle و Due Date Final  از نوع Date Time و برای تعریف مهلت انجام هر transitionهستند.
 
تنظیمات گردش کار

 
 انتخاب گزینه Add a workflow
 
 انتخاب گزینهNext
همانطور که مشاهده می کنید تنظیمات این گردش کار شامل مشخص کردن State ها و تعریف دو Transition است
در بخش اول State های ما براساس ستون Status به صورت زیر تعریف می شود
 

 Transitionاول را به این صورت تعریف می کنیم.
 
در این transition مهلتی تا رسیدن به وضعیت My idea تعریف می شود
 
transition بعدی را به صورت زیر تعریف می کنیم:
 
انتخاب گزینه OK
 
تست گردش کار:
تعریف آیتم جدیدی در لیست Solution
 
 
 
به فیلدهای  Due date middle و ,Status,Due Date Final توجه کنید.
با ثبت آیتم جدید گردش کار آغاز می شود.
 
 
 و اولین وظیفه ایجاد می شود، به عنوان وظیفه توجه کنید، در Transition اول عنوان وظیفه را تعریف کرده بودیم.
 
 
حالا فرض کنید که بعد از جستجو در اینترنت سرنخهایی برای حل این مورد پیدا کردیم در این صورت آیتم را به صورت زیر به روز رسانی میکنیم و فیلد Statusو Comment را به صورت زیر تغییر می دهیم
 
 
وضعیت گردش کار:
وظیفه اول به صورت اتوماتیک کامل شده-transition اول تکمیل شده
وظیفه بعدی با عنوانی که برای آن تعریف کرده بودیم ایجاد می شود-Transition دوم آغاز می شود.
 
بعد از پیدا کردن راه حل کافی است آیتم را  به صورت زیر تکمیل کنیم:
 
به تغییر ستون Status و Comment توجه کنید.
 
 در آخر می توانید با استفاده از این پست  برای آیتم خود یادآوری تنظیم کنید تا نوشتن راه حلها را فراموش نکنید.
 
 
موفق و پیروز باشید
 
مژگان بهروان
Drop Off Library: کتابخانه هوشمند شرپوینتی!

 انتقال بلاگ: جدیدترین نوشته هایم را از این پس در این آدرس دنبال کنید: http://www.spdor.com/blog

یکی از ویژگی های جالب شیرپوینت 2010، Drop Off Library است. این کتابخانه مکانی متمرکز برای آپلود اسنادی است که با تعریف قانون برای آنها می توان به صورت اتوماتیک آنها را به کتابخانه های دیگر هدایت کرد.

به عنوان مثال سایت شما شامل چندین کتابخانه است و هر کدام از این کتابخانه ها  حاوی Content typeهای متعددی است. فرد جدیدی وارد سازمان می شود و یکی از وظایف او آپلود مستندات جدید در بخشهای مربوطه است، تنوع Content type ها و کتابخانه ها کار را برای او دشوار خواهد کرد.حال اگر این فرد امکانی را داشت که همه اسناد را در یک مکان آپلود می کرد و اسناد با توجه به ویژگی هایی که داشتند به صورت اتوماتیک به کتابخانه های مورد نظر ارسال می شد چقدر خوب بود!

Drop Off Library  و قوانینی که در بخش  Content Organization setting تعریف می شوند دقیقاً همین کار را انجام می دهند.

چگونه می توان از Drop Off Library استفاده کرد؟

ابتدا باید از قسمت Site Actions -> Site Settings -> Manage Site Features

ContentOrgFeat

گزینه Content Organizer را فعال کرد، با انجام این کار دو بخش Content Organizer Settings و Content Organizer Rules در بخش Site Administration اضافه می شود همچنین کتابخانه ای با عنوان Drop Off Library ایجاد می شود.

ContentOrgFeatset

تنظیمات عمومی Drop Off Library از طریق Content Organizer Setting انجام می شود.

ContentOrgSetting

Redirect Users to the Drop Off Library:

  فعال بودن این گزینه باعث می شود آپلود اسنادی که برای مسیردهی به آنها قانون تعریف شده همیشه از طریق صفحه آپلود Drop off Library صورت بگیرد.به عنوان مثال در صورتی که برای کتابخانه Lib1 قانونی تعریف شده باشد، در صورتی که کاربر وارد این کتابخانه شود و گزینه Add document یا Upload Document را انتخاب کند صفحه آپلود Drop of library به او نمایش داده می شود و حتی propertyی هایی که برای آپلود سند به کاربر نمایش داده می شود خواص مربوط به Drop of library است و نه کتابخانه Lib1. به عبارتی از هر جا که اقدام به آپلود اسناد کنید به Drop of library هدایت می شوید.

در صورت غیر فعال بودن این گزینه برای استفاده از مسیردهی اتوماتیک به اسناد آپلود اسناد حتماً باید از طریق کتابخانه Drop off library صورت گیرد.

Sending To Another site

از این گزینه برای ارسال سند آپلود شده به سایت دیگری که ویژگی Content Organizer آن فعال باشد استفاده می شود. هنگام تعریف rule برای اسناد لیستی از مکانهای در دسترس برای ارسال سند لیست می شود، برای اینکه زیر سایت یا Sitecollection دیگری در این بخش لیست شود باید تنظیمات لازم را در Central Administration انجام دهید.برای اینکار با انتخاب  General Application Setting سپس Configure Send To Connection قسمت Send To Url را به صورت http://server/site Url/_vti_bin/officialfile.asmx مقدار دهی کنید.

Folder Partitioning:

یکی دیگر از قابلیتهای فوق العاده تنظیمات Drop Off library تنظیم حداکثر تعداد اسنادی است که در هر پوشه می تواند آپلود شود. با این کار می توان از رشد بیش از حد یک پوشه جلوگیری کنیم و تعداد مستندات هر پوشه را مدیریت کنید. به عنوان مثال در صورتی که تعداد آیتم ها را در هر پوشه 5000 آیتم تعریف کنیم با آپلود 5001امین آیتم پوشه جدیدی با نامی که در فیلد Format of folder name مشخص می کنیم، ایجاد می شود . استفاده از %1 به معنای تاریخ می باشد به عنوان مثال در صورتی که در بخش Format of folder name عبارت Additional Content After %1 را وارد کنیم و زمان ساخت این پوشه تاریخ  3PM on January 15thباشد نام این پوشه برابر است با:Additional Content After 2010-01-15T15 00 00

Duplicate submissions:

این گزینه کنترل می کند که در صورتی که سند آپلود شده هم نام با سندی باشد که قبلاً آپلود شده چه کاری انجام شود؛ از Versioning استفاده شود و یا شماره جدیدی انتهای نام مستند اضافه شود.

Preserving Context

برای نگهداری تاریخچه اصلی سند هنگام جا به جایی استفاده می شود، استفاده از این گزینه زمانی که شما از Record Center Siteاستفاده می کنید برای نگهداری اطلاعات سند اهمیت دارد.

Rule Managers

در این بخش اسامی افرادی که اجازه تعریف Rule ها را دارند وارد می شود. توجه به این نکته ضروری است که تنها افرادی که دراین بخش تعریف می شوند اجازه ایجاد rule ها را دارند و این افراد باید در گروه مدیران سایت قرار داشته باشند. بنابران افرادی که در گروه مدیران سایت قرار دارند اما در این بخش تعریف نشده اند امکان تعریف قوانین را ندارند.

در آخر می توان مدت زمانی برای ارسال ایمیل به مدیران این بخش مشخص کرد در صورتی که هر یک از اسنادآپلود شده با قوانین ایجاد شده مطابقت ندارند.

rulemanager

بعد از انجام تنظیمات اولیه نوبت تعریف قوانین مسیردهی است. برای این کار از قسمت site Action>site setting> Content organization Rule گزینه Add New Item را انتخاب می کنیم.

newRule

Rule Name

یک اسم یرای قانون مسیریابی خود انتخاب کنید. سعی کنید اسمی را انتخاب کنید که گویای قانون شما باشد.

Rule Status and Priority

قوانین می توانند فعال یا غیر فعال باشند، در صورت فعال بودن می توان برای آن اولویت تعیین کرد. اولویت مشخص می کند که در صورتی که سند آپلود شده و ویژگی های آن با چند قانون مطابقت داشته باشد قانونی با حداکثر اولویت اعمال شود.حداکثر اولویت برابر 1 و حداقل اولویت برابر 9 می باشد.

Submission's Content Type

در این قسمت content type هایی که برای مسیردهی مورد استفاده قرار می گیرد مشخص می شود. در این بخش تنها content type های از نوع document و زیرمجموعه های آن قابل نمایش هستند.

در صورتی که content type انتخابی در زیر سایتهای شما نام متفاوتی داشته باشد با انتخاب گزینه alternative names می توانید اسامی مختلفی را که یک content type به خود اختصاص داده است مشخص کنید. با این کار برای تمام این content type ها از قوانین یکسانی استفاده می شود.

newrulecontinu

Conditions

این بخش قدرتمندترین قسمت در تعریف قوانین است، در این بخش می توان براساس Property های مختلف Content type ، مسیرنهایی فایل را مشخص کرد. در این بخش براساس حداکثر 6، Property عملیات فیلتر کردن محتویات آپلود شده انجام می شود.

قوانین مورد استفاده عبارتند از :

conditions

به عنوان مثال conent type شما شامل فیلدی با عنوان بخش می باشد، شما قصد دارید براساس مقادیر مختلف این property اسناد آپلود شده خود را در کتابخانه های متفاوتی آپلود کنید. برای این کار کافی است به ازای هر بخش قانون جدیدی را تعریف کنید.مثلاً در صورتی که فیلد بخش برابر با IT است Target Location خود را با آدرس کتابخانه مورد نظر مقدار دهی کنید.

Target Location
مقصد نهایی سند آپلود شده در این بخش مشخص می شود. با انتخاب گزینه automatically create folder for each unique value می توان conent type های مختلف را در پوشه های متفاوتی در یک کتابخانه قرار داد. در صورتی که کتابخانه شما در زیر سایت و یا Site collection دیگری قرار دارد می توانید با استفاده از گزینه brows نام کتابخانه خود را که قبلاً ایجاد کردید مشخص نمایید.

در صورتی که کتابخانه شما در site collection دیگری قرار دارد همانطور که در بخش Sending To Another site توضیح دادم تنظیمات لازم را انجام دهید تا مسیر آن کتابخانه در قسمت brows قابل دسترس باشد.

 

موفق و پیروز باشید

مژگان بهروان

ویندوز سرور 2012 شرپوینت 2010 را پشتیبانی نمی کند!

 انتقال بلاگ: جدیدترین نوشته هایم را از این پس در این آدرس دنبال کنید: http://www.spdor.com/blog

 ماکروسافت در سایت ساپورت خود اعلام کرده با نصب شرپوینت سرور 2010 بر روی ویندوز سرور 2012 مشکلات پیش بینی نشده ای ایجاد می شود به همین دلیل ماکروسافت نصب شرپوینت سرور 2010 را بر روی ویندوز سرور 2012 پشتیبانی نمی کند!
 
دوستان به این نکته هم توجه داشته باشید.
 
پی نوشت:
سوالاتی برای من بی پاسخ مانده اند:
آیا شرکتهای استفاده کننده از محصولات ماکروسافت (در ایران) هم با سرعت ماکروسافت به سمت تکنولوژی های جدید حرکت می کنند؟ در حال حاضر هنوز هم بسیاری از شرکتها از سرور 2003 و شرپوینت 2007 استفاده می کنند...
 
 آیا امکان بهبود ورژنهای فعلی با آپدیت پکها امکانپذیر نبود و باید این همه تغییرات به یکباره اعمال می شد؟
 
آیا شرکتها می توانند به آسانی و سرعت زیرساختهای قبلی خود را برای استقبال از تکنولوژی های جدید آماده کنند؟
 
آیا مشتریان آماده استقبال از این همه تغییر هستند؟
 
 

پست هاي بيشتر صفحه بعدي »